Oan provinsjale steaten fan Fryslân
Provinsjale Steaten
Gearkomste : 04-02-2004
Wurklistnûmer : 08H
Beliedsmêd : Algemeen Bestuur - Juridische zaken/rechtsbescherming
Utstel : Vaststellen Procedureverordening bezwaar, beroep en klachten Provincie
Fryslân
Team : Bestuurszaken en Financieel Toezicht
Koarte gearfetting : In het bestuursakkoord 2003-2007 is het voornemen geuit een
externe commissie in te richten voor de behandeling van bezwaaren
beroepschriften gericht aan de provincie Fryslân. Om een dergelijke
commissie te bewerkstelligen is de "Procedureverordening
bezwaar, beroep en klachten Provincie Fryslân 2004" geformuleerd.
Voorgesteld wordt voornoemde verordening vast te stellen.
In het bestuursakkoord 2003 - 2007 is het voornemen geuit een externe commissie voor de
behandeling van bezwaar- en beroepschriften gericht aan de provincie Fryslân in te stellen.
Hiermee wordt aangesloten bij de landelijke praktijk waarbij bij de behandeling van bezwaaren
beroepschriften een grotere onafhankelijkheid wordt nagestreefd.
Tevens is het noodzakelijk een klachtenregeling in te stellen in overeenstemming met hoofdstuk
9 van de Algemene wet bestuursrecht.
Provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin moeten op
grond van de Algemene wet bestuursrecht en de Provinciewet de nodige zaken op het gebied
van bezwaar, beroep en klachten - al of niet aanvullend - regelen. De bijgevoegde verordening
voorziet daarin. In plaats van verschillende verordeningen is er voor gekozen om
de diverse procedures met betrekking tot bezwaar, administratief beroep, administratieve
geschillen en klachten in één verordening vast te leggen (deregulering). Omdat die procedures
veel overeenkomstige handelingen en bevoegdheden vertonen, vergroot bundeling in
één verordening ook de externe en interne herkenbaarheid en draagt het zodoende mede bij
aan de kwaliteit van bestuur.
In onderhavige verordening is tevens aanvullend de behandeling van klachten geregeld.
Klachten hebben betrekking op de wijze waarop bestuurders of medewerkers van de provincie
zich in een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander heeft gedragen. Algemene
klachten over beleid dan wel beleidsuitvoering in het algemeen hebben, net als
meer algemene wensen over het optreden c.q. beleid van het bestuursorgaan, geen betrekking
op een bepaalde gedraging en vallen daarmee buiten het bereik van hoofdstuk 9 van de
Algemene wet bestuursrecht. Onder gedraging valt in dit verband overigens ook het nalaten
van een gedraging.
Omdat de verordening een klachtenregeling bevat, die zich ook uitstrekt tot klachten van
ambtenaren, valt dit gedeelte onder het instemmingsrecht van de Ondernemingsraad (OR).
Op 8 december 2003 heeft de OR onvoorwaardelijk hiermee ingestemd.
Gelet op het vorenstaande stellen wij voor te besluiten tot vaststelling van bijgevoegde "Procedureverordening
bezwaar, beroep en klachten Provincie Fryslân".
Leeuwarden,
Gedeputeerde Staten van Fryslân,
, voorzitter.
, loco-secretaris.
BESLUITNR.
Procedureverordening bezwaar, beroep en klachten provincie Fryslân
Provinciale staten, het college van gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin
van de provincie Fryslân;
ieder voor zoveel het hun bevoegdheden betreft;
overwegende
dat het wenselijk is een externe commissie voor bezwaar- en beroepschriften in te stellen;
dat het wenselijk is deze commissie tevens te belasten met de behandeling van en de advisering
over klachten inzake de wijze waarop de provinciale overheid zich jegens de burger
heeft gedragen;
gezien het voorstel van het college van gedeputeerde staten;
gelet op de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Provinciewet;
B e s l u i t e n :
vast te stellen de procedureverordening bezwaar, beroep en klachten Provincie Fryslân, luidende
als volgt:
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. de wet: de Algemene wet bestuursrecht;
b. bezwaarschrift: het geschrift waarmee bezwaar wordt gemaakt als bedoeld in artikel
1:5, eerste lid van de wet;
c. administratief beroep: het administratief beroep als bedoeld in artikel 1:5, tweede lid
van de wet;
d. administratief geschil: het administratief geschil als bedoeld in de artikelen 168 en
170 van de Provinciewet;
e. klacht: klacht als bedoeld in artikel 9:1 van de wet;
f. commissie: de in deze verordening bedoelde commissie;
g hoorzitting: de bijeenkomst als bedoeld in de artikelen 7:2, 7:16 en 9:10 van de wet
en artikel 172, vierde lid van de Provinciewet, waarin belanghebbenden in de gelegenheid
worden gesteld te worden gehoord;
h. secretaris: de medewerker als bedoeld in artikel 4 van deze verordening;
i. verwerend orgaan: het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen;
j. ambtenaar: een ambtenaar, een gewezen ambtenaar of een daarmee op grond van
diens werkzaamheden gelijk te stellen persoon met wie een arbeidsovereenkomst is
gesloten naar burgerlijk recht, ook na het beëindigen van deze arbeidsovereenkomst;
k. bestuursorgaan: de organen van het provinciaal bestuur van de provincie Fryslân.
Artikel 2. Instelling en samenstelling commissie
1. Er is een commissie voor de behandeling van:
a. bezwaarschriften tegen besluiten van provinciale staten, gedeputeerde staten en
de commissaris van de Koning;
b. administratieve beroepen en administratieve geschillen voorzover onderworpen
aan de beslissing van provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van
de Koningin;
c. klachten over gedragingen van of toe te rekenen aan een bestuursorgaan.
2. De in het eerste lid bedoelde commissie bestaat uit een voorzitter en tenminste twee
leden, die geen deel uitmaken van of werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van
een bestuursorgaan van de provincie Fryslân.
Artikel 2a Kamers
1. De commissie kan kamers instellen, die belast worden met de behandeling van bezwaar-
en beroepschriften, administratieve geschillen en klachten.
2. De commissie bepaalt het aantal kamers en stelt voor elke kamer vast welke categorie
of categorieën geschriften, geschillen of klachten door haar zullen worden behandeld.
3. Elke kamer bestaat uit tenminste drie (plaatsvervangende) leden:
a. een voorzitter overeenkomstig 7:13 Awb, zijnde de voorzitter of een van de (plaatsvervangende)
leden van de commissie, uit haar midden aangewezen;
b. tenminste twee andere (plaatsvervangende) leden.
4. Er wordt in elk geval een kamer voor algemene zaken en een kamer voor ambtenarenzaken
ingesteld.
5. De kamer voor ambtenarenzaken wordt als volgt samengesteld:
a. een lid aan te wijzen door het college van gedeputeerde staten;
b. een lid aan te wijzen door de organisaties van overheidspersoneel vertegenwoordigd
in de commissie voor georganiseerd overleg bij de provincie Fryslân;
c. een voorzitter aan te wijzen door de onder a. en b. genoemde leden.
6. Op de werkwijze van de kamers is het bepaalde in deze verordening zo veel mogelijk
van overeenkomstige toepassing.
Artikel 3. Lidmaatschap commissie
1. Gedeputeerde staten benoemen, schorsen en ontslaan de voorzitter, de leden van de
commissie en hun plaatsvervangers.
2. Het lidmaatschap van de commissie eindigt:
a. op verzoek van het betrokken lid of plaatsvervangend lid;
b. bij besluit van gedeputeerde staten.
3. De aftredende voorzitter en de aftredende leden van de commissie blijven hun functie
vervullen totdat in de opvolging is voorzien.
Artikel 4. Secretaris
1. Er is een secretaris voor ambtelijke bijstand aan de commissie aangewezen door
gedeputeerde staten.
2. Het college wijst tevens een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan.
3. De secretaris draagt zorg voor terugkoppeling van leerpunten uit de behandeling van
bezwaar- en beroepschriften, administratieve geschillen en klachten naar bestuur en
organisatie.
Artikel 5. Vertegenwoordiging van het bestuursorgaan
1. Voor de behandeling van bezwaarschriften, beroepschriften en administratieve geschillen
op een hoorzitting nodigt de secretaris naast de indieners daarvan en andere
belanghebbenden een vertegenwoordiger uit van het bestuursorgaan waartegen bezwaar
of beroep is gemaakt.
2. Voor de behandeling van klachten op een hoorzitting nodigt de secretaris tenminste
degenen uit op wiens gedraging de klacht betrekking heeft.
Artikel 6. Machtiging
Een gemachtigde legt een schriftelijke en door belanghebbende ondertekende machtiging
over, tenzij hij is ingeschreven als advocaat of belanghebbende met de gemachtigde
verschijnt.
Artikel 7. Vergoedingen
1. De onafhankelijke leden ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden en
reis- en verblijfkosten overeenkomstig de Verordening vergoedingen staten- en commissieleden.
2. Getuigen en deskundigen die door de commissie worden opgeroepen om op een
hoorzitting te worden gehoord, ontvangen op verzoek een vergoeding voor reis- en
verblijfkosten en tijdsverzuim.
Hoofdstuk 2. Procedure en bevoegdheden
Artikel 8. Ingediend bezwaarschrift, beroepschrift of klacht
1. De secretaris bevestigt schriftelijk binnen twee weken de ontvangst van een bezwaarschrift,
administratief beroep, administratief geschil of klacht.
2. Een geschrift of klacht als bedoeld in het eerste lid worden met de daarbij overgelegde
stukken zo spoedig mogelijk in handen van de commissie gesteld.
Artikel 9. Uitoefening bevoegdheden
De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de wet worden voor de
toepassing van deze verordening uitgeoefend door de voorzitter van de commissie:
a. artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn;
b. artikel 7:4, tweede lid;
c. artikel 7:6, vierde lid.
Artikel 10. Vooronderzoek
1. De voorzitter wint alle voor een zorgvuldige voorbereiding van de beslissing op het
bezwaarschrift, het administratieve beroepschrift, het administratieve geschil of de
klacht gewenste inlichtingen in. Indien de commissie na afloop van een zitting nadere
inlichtingen wenselijk vindt, doet de secretaris dat onder diens verantwoordelijkheid.
2. De voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen
advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting
te verschijnen.
Artikel 11. De hoorzitting
1. De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de belanghebbenden
en het verwerend orgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie
te laten horen.
2 De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de wet.
3. Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van horen, doet hij
daarvan mededeling aan de belanghebbenden en het verwerend orgaan.
4. De voorzitter bepaalt de orde op de hoorzitting.
Artikel 12. Uitnodiging zitting
1. De secretaris nodigt de belanghebbenden en het verwerend orgaan tenminste twee
weken voor de zitting schriftelijk uit.
2. De secretaris is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te
staan van termijnen die genoemd zijn in het eerste lid.
Artikel 13. Quorum
Voor het houden van een zitting is vereist dat de meerderheid van het aantal leden, onder
wie in elk geval de voorzitter, of zijn plaatsvervanger, aanwezig is.
Artikel 14. Niet-deelneming aan de behandeling
De voorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een
bezwaarschrift, beroepschrift of klacht indien daarbij hun partijdigheid in het geding kan zijn.
Artikel 15. Openbaarheid zitting
1. De zitting van de commissie is openbaar.
2. De deuren kunnen worden gesloten indien de voorzitter van de commissie of een van
de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een
verzoek doet.
3. Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich
tegen openbaarheid van de zitting verzetten, vindt de zitting plaats met gesloten deuren.
4. De zitting van de commissie vindt in elk geval achter gesloten deuren plaats wat betreft
bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten waarbij een ambtenaar als
zodanig belanghebbende is.
Artikel 16. Schriftelijke verslaglegging
1. Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de wet vermeldt de namen van de aanwezigen
en hun hoedanigheid.
2. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat
verder ter zitting is voorgevallen.
3. Indien de zitting geheel of gedeeltelijk met gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden,
respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid
zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding.
4. Het verslag verwijst naar de op de zitting overlegde bescheiden, die aan het verslag
kunnen worden gehecht.
5. Het verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.
6. Het verslag wordt ter kennisname toegezonden aan belanghebbenden die op de betreffende
hoorzitting aanwezig waren.
Artikel 17. Nader onderzoek
1. Indien na afloop van de zitting maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek
wenselijk blijkt te zijn, kan de voorzitter uit eigen beweging of op verlangen
van de andere commissieleden dit onderzoek houden.
2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de leden van
de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden toegezonden.
3. De leden van de commissie, het verwerend orgaan en de belanghebbenden kunnen
binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de voorzitter van de
commissie een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De
voorzitter beslist op zo'n verzoek.
4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben
op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.
Artikel 18. Raadkamer en advies
1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit
te brengen advies.
2. a. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies.
b. Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.
c. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt indien die
minderheid dat verlangt.
3. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing.
4. Het advies wordt door de voorzitter en de secretaris ondertekend.
Artikel 19. Uitbrengen advies en verdaging
1. Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 16 en
eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig
uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift, het beroepschrift, het
verzet of de klacht dient te beslissen.
2. De voorzitter kan het advies, op verzoek van de voorzitter van het betrokken bestuursorgaan
toelichten in een vergadering van dit bestuursorgaan.
3. Indien naar het oordeel van de voorzitter van de commissie de termijn als bedoeld in
artikel 7:10, eerste lid, en artikel 9:11, eerste lid van de wet, ontoereikend is voor
achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing,
verdaagt hij de beslissing op het bezwaarschrift, beroepschrift, het administratieve
geschil of de klacht.
4. Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie en de belanghebbenden een
afschrift.
Hoofdstuk 3 Aanvullende bepaling inzake klachten
Artikel 20. Klachtadviesprocedure
Indien niet binnen drie weken naar tevredenheid van de klager aan diens klacht tegemoet is
gekomen wordt de klacht in handen van de commissie gesteld en wordt de in Afdeling 9.3
van de wet geregelde procedure gevolgd.
Hoofdstuk 4 Overgangs- en slotbepalingen
Artikel 21. Niet-voorzienbare gevallen
De commissie als bedoeld in deze verordening beslist in de procedurele gevallen waarin de
wet en deze verordening niet voorzien.
Artikel 22. Intrekken regelingen
1. Het Reglement behandeling bezwaarschriften in ambtenarenzaken provincie Fryslân
wordt ingetrokken.
2. Het Reglement inzake de behandeling van bezwaarschriften ingevolge de Algemene
wet bestuursrecht ingediend tegen besluiten van provinciale staten wordt ingetrokken.
3. De verordening tot behandeling van administratieve geschillen wordt ingetrokken.
Artikel 23. Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op het moment waarop onherroepelijk vaststaat dat met
betrekking tot dit besluit geen raadgevend correctief referendum overeenkomstig de Tijdelijke
Referendumwet wordt gehouden.
Artikel 24. Citeertitel
De verordening wordt aangehaald als: 'Procedureverordening bezwaar, beroep en klachten
provincie Fryslân 2004'.
Aldus vastgesteld door provinciale staten in hun openbare vergadering van 4 februari 2004.
De voorzitter, De griffier,
De commissaris van de Koningin, De secretaris,
De commissaris van de Koningin,
ALGEMENE TOELICHTING
In het bestuursakkoord 2003-2007 is het voornemen uitgesproken de behandeling van bezwaar-
en beroepschriften in het vervolg te laten behandelen (horen en adviseren) door een
externe commissie. Hiermee wordt aangesloten bij de landelijke praktijk waarbij bij de
behandeling van bezwaar- en beroepschriften een grotere onafhankelijkheid wordt nagestreefd.
Daarnaast is het noodzakelijk een klachtenregeling in te stellen in overeenstemming met
hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht.
Provinciale staten, gedeputeerde staten en de commissaris van de Koningin moeten op
grond van de Algemene wet bestuursrecht en de Provinciewet de nodige zaken op het
gebied van bezwaar, beroep en klachten - al of niet aanvullend - regelen. Deze verordening
voorziet daarin. In plaats van verschillende verordeningen is ervoor gekozen om de diverse
procedures met betrekking tot bezwaar, administratief beroep, administratieve geschillen en
klachten in één verordening vast te leggen (deregulering). Omdat die procedures veel overeenkomstige
handelingen en bevoegdheden vertonen, vergroot bundeling in één verordening
ook de externe en interne herkenbaarheid en draagt het zodoende mede bij aan de
kwaliteit van bestuur.
In deze verordening is tevens aanvullend de behandeling van klachten geregeld. Klachten
hebben betrekking op de wijze waarop bestuurders of medewerkers van de provincie zich in
een bepaalde aangelegenheid jegens de klager of een ander hebben gedragen. Algemene
klachten over beleid danwel beleidsuitvoering in het algemeen hebben, net als meer algemene
wensen over het optreden c.q. beleid van het bestuursorgaan, geen betrekking op een
bepaalde gedraging en vallen daarmee buiten het bereik van hoofdstuk 9 van de Algemene
wet bestuursrecht. Onder gedraging valt in dit verband overigens ook het nalaten van een
gedraging.
Artikelsgewijze toelichting
Aanhef
In de aanhef van de verordening is bepaald dat de bestuursorganen van de provincie, provinciale
staten, het college en de CdK, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft,
besluiten de verordening vast te stellen. Duidelijk is dat de staten de verordende bevoegdheid
hebben. Het college en de CdK hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee
het besluit tot instellen van de commissie. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen
samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen
besluiten van staten, college en CdK. De ondertekening gebeurt eveneens door de drie
bestuursorganen.
Artikel 2
De in het eerste lid, onder c, bedoelde bestuursorganen zijn: provinciale staten, gedeputeerde
staten, de voorzitter van gedeputeerde staten (in het kader van de Algemene Bijstandswet),
de commissaris van de Koning en - op basis van de Provinciewet - de provinciale
ambtenaren belast met de heffing respectievelijk invordering van belastingen.
Bezwaar tegen heffing provinciale belastingen zoals leges en precariorechten is op grond
van artikel 227a Provinciewet mogelijk bij de provinciaal ambtenaar belast met de heffing
ervan. De behandeling van bezwaarschriften tegen provinciale belastingen is geregeld in de
Algemene Wet op de Rijksbelastingen. De Procedureverordening is dan ook niet van toepassing
op bezwaarschriften tegen bijvoorbeeld heffingen van provinciale leges of precariorechten.
De samenstelling en bevoegdheden van de commissie brengen met zich mee dat op deze
commissie artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht van toepassing is.
Artikel 2a
Als, bijvoorbeeld gelet op het grote aantal te behandelen geschriften of in verband met een
wenselijke splitsing naar onderwerp, daaraan behoefte bestaat, kan de commissie worden
opgesplitst in kamers. Bijvoorbeeld een kamer voor algemene zaken, voor ambtenarenzaken
en een voor klachten.
Artikel 5
Voor behandeling van bezwaarschriften etc. kan bijvoorbeeld een teamleider of de betrokken
auteur het bestuursorgaan vertegenwoordigen en daarin reageren op hetgeen door de
bezwaarmaker en/of andere belanghebbenden naar voren wordt gebracht. Ook kan de
commissie vragen stellen aan de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan. Doel is een
goed zicht op feiten en belangen te verkrijgen en de hoorzitting het karakter van een wederzijds
gesprek te laten hebben. Uiteraard kan ook het betrokken bestuursorgaan zelf of een lid
daarvan bij de hoorzitting aanwezig zijn.
Bij de behandeling van klachten spelen naast informatieverstrekking over de gedraging ook
andere elementen een rol. Hierbij staan personen en hun gedragingen centraal; het kan indirect
ook betrekking hebben op de wijze van administratieve organisatie of op cultuuraspecten.
Daarom kan het zinvol zijn om naast degene over wiens gedraging geklaagd wordt, indien
van toepassing, bijvoorbeeld zijn of haar directe leidinggevende of collega uit te nodigen.
De secretaris zal dat in overleg met de voorzitter doen.
Artikel 6
Een ieder kan zich ter behartiging van zijn belangen in het verkeer met bestuursorganen
laten bijstaan of door een gemachtigde laten vertegenwoordigen (artikel 2:1 Awb).
Artikel 8
Naast verzending per post komt ook uitreiking van een ontvangstbewijs in aanmerking. Het
ontvangstbewijs kan samenvallen met de mededeling aan de indiener dat hij in de gelegenheid
wordt gesteld te worden gehoord, mits de mededeling spoedig na de ontvangst van het
bezwaarschrift kan worden gedaan.
Het verdient aanbeveling bij grensgevallen naast aantekening van de datum van ontvangst
op het bezwaarschrift, de envelop waarin het is verzonden te bewaren. Dit is gezien het
belang van de datum van de poststempel en ter voorkoming van onnodige geschillen over de
ontvankelijkheid (zie artikel 6:9 Awb). Een per fax verzonden bezwaarschrift dient voor 24.00
uur van de laatste dag van de termijn te zijn ingediend. Op grond van jurisprudentie moet het
faxen zijn aangevangen voor 24.00 uur. Het risico van storingen in zowel de verzendende als
de ontvangende faxapparatuur is voor de verzender (ABRS 16 mei 2000, AB 00/325). Een
bezwaarschrift verzenden per e-mail is (nog) niet mogelijk. Er is een voorontwerp van wet
om de Awb te wijzigen opdat e-mailverkeer mogelijk wordt (Wet elektronisch bestuurlijk verkeer).
Wordt een bezwaarschrift per e-mail ingediend, dan dient de verzender op de
hoogte te worden gebracht van het feit dat dit wettelijk nog niet mogelijk is en moet de
verzender worden verzocht het bezwaarschrift alsnog op de voorgeschreven wijze te versturen.
Een per e-mail ingediend bezwaarschrift kan niet automatisch niet-ontvankelijk worden
verklaard.
Het aantekenen van de datum van ontvangst wordt in artikel 6:15 Awb uitdrukkelijk voorgeschreven
indien het bezwaarschrift wordt ingediend bij een onbevoegd bestuursorgaan of
een onbevoegde administratieve rechter. Dit heeft betekenis voor de vraag of het geschrift
tijdig bij de bevoegde instantie is ingediend. Ingevolge het derde lid van artikel 6:15 Awb
dient namelijk de bevoegde instantie het doorgezonden geschrift als tijdig ingediend te beschouwen
indien de indiening bij de onbevoegde instantie tijdig is geschied, tenzij belanghebbende
kennelijk misbruik heeft gemaakt van zijn procesrecht (derde lid, zoals gewijzigd
bij de Eerste evaluatiewet Awb, in werking getreden op 1 april 2002). Hiervan is bijvoorbeeld
sprake als belanghebbende bij herhaling willens en wetens een bezwaarschrift bij het verkeerde
bestuursorgaan indient. Wanneer het derde lid geen toepassing vindt, is de ontvangst
bij het bevoegde orgaan beslissend. Er zal dan meestal sprake zijn van verwijtbaar handelen
van de indiener die daarvoor zelf het risico loopt. In beginsel moet doorzending binnen twee
weken plaatsvinden. Gebeurt dit niet, dan komt dit niet voor risico van belanghebbende.
Artikel 9
De termijn waarbinnen het verzuim dient te worden hersteld, wordt vastgesteld door de
voorzitter. Er is van afgezien in de verordening een vaste termijn daarvoor op te nemen omdat
het niet goed mogelijk is in algemene zin voor alle gevallen aan te geven hoe lang deze
termijn zou moeten zijn. Uitgangspunt is wel dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn
(in de meeste gevallen kan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn
worden volstaan). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden
het geconstateerde verzuim te herstellen; anderzijds moet het niet zo zijn dat door een
langere termijn de procedure wordt vertraagd. Uit jurisprudentie over belastingen valt af te
leiden dat na het bieden van een hersteltermijn, bij of na afloop van die termijn ook nog gerappelleerd
dient te worden.
Een zorgvuldige formulering van de brief waarin gewezen wordt op het verzuim en waarin de
termijn wordt gesteld waarbinnen het verzuim moet worden hersteld, is noodzakelijk. Er zal
duidelijk aangegeven moeten worden welke consequentie verbonden is aan het nietvoldoen
aan deze verplichting. Dit volgt ook uit de facultatieve wijze waarop artikel 6:6 is
geformuleerd voor het gevolg van het in verzuim zijn: het bezwaarschrift 'kan' nietontvankelijk
worden verklaard. De uiteindelijke beslissing ligt bij het bestuursorgaan.
Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake
is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb -
van het horen kan worden afgezien.
Tenslotte wordt hier gewezen op artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen
voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De
beslistermijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is
verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim
is hersteld of de daarvoor gestelde termijn is ongebruikt is verstreken.
Het inzagerecht (artikel 7:4, tweede lid) is als een van de fundamentele waarborgen voor een
goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor
en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting: wordt er niet gehoord, dan is er
ook geen sprake van een verplichte ter-inzage-legging.
Stukken toezenden hoeft niet, maar een verzoek van een belanghebbende om stukken in te
zien mag niet beperkt blijven tot de termijn van ter-inzage-legging (Rb. Amsterdam, 8 augustus
1995, Awb katern 1996, 19).
Artikel 10
Het spreekt voor zich dat de voorzitter van de commissie er zorg voor dient te dragen dat al
het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam
voor te bereiden. Dat geldt zowel intern bij de provincie - hij krijgt de bevoegdheid alle gewenste
inlichtingen in te winnen - als extern. Zo moet het mogelijk zijn om met de klager in
contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijk nietontvankelijkheid
in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken.
De activiteiten van de commissie of haar voorzitter bij de voorbereiding van de te behandelen
zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden.
Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoeding voor de leden.
Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze
kosten komen ten laste van de provinciebegroting. Normaal gesproken is er in de begroting
voorzien in de normale kosten van een commissie. Dat kan anders liggen als het om
bijzondere kosten gaat.
In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan
waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking
stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak.
Uit de hier gebezigde formulering volgt dat het ter beoordeling van het bestuursorgaan
blijft welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit
evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie
zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.
Artikel 11
Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig
tegemoet denkt te kunnen komen, het daarover met de voorzitter van de commissie
contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb.
De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de
voorzitter van de commissie. Deze beslissing is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift
heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13,
vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift
niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.
Het derde lid spreekt voor zicht. Daarnaast zal in het uiteindelijk uit te brengen advies hier
nogmaals op teruggekomen moeten worden. Dat is noodzakelijk ingevolge artikel 7:12 Awb
bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet
worden op welke grond dat is geschied.
Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de
voorzitter en één lid van de commissie, terwijl advisering door de voltallige commissie heeft
plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/7119, 3).
Partijen en belanghebbenden kunnen schriftelijk en/of mondeling, waaronder ook telefo-
nisch, laten weten dat hij of zij afziet van het recht om te worden gehoord. Ingeval een bezwaarschrift,
een administratief beroep of geschil danwel een klacht kennelijk nietontvankelijk,
ongegrond of gegrond is, kan het bestuursorgaan van het horen af zien.
Indien belanghebbenden na kennisneming ervan reageren op het verslag van de hoorzitting,
worden deze reacties mee overwogen bij de uiteindelijke besluitvorming. Het verslag zelf
wordt, behoudens kennelijke verschrijvingen niet meer gewijzigd.
Artikel 12
Ook het verwerend orgaan wordt uitgenodigd voor de zitting. Het is van groot belang dat dit
orgaan zich ook ter zitting laat vertegenwoordigen. Daarmee kan worden voorkomen dat er,
vanwege de inbreng van bezwaarmaker, een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een
externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing
tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede
afweging te maken.
Het verdient aanbeveling een termijn vast te stellen die ligt tussen de oproeping en de zitting
zelf. In het algemeen moet gedacht worden aan een zodanige termijn dat de bezwaarde en
de overige belanghebbenden voldoende gelegenheid krijgen om zich behoorlijk op de zitting
voor te bereiden. Bezwaarden kunnen geattendeerd worden op de mogelijkheid om hun
verweer op schrift te stellen dat bij het verslag wordt gevoegd.
Gekozen is voor een termijn van twee weken, mede in verband met de termijn van 10 weken
waarbinnen, behoudens verdaging, op het bezwaar moet zijn beslist (zie artikel 7:10 Awb) en
het bepaalde in artikel 7:4 Awb.
Tenslotte wordt gewezen op artikel 7:4 en 7:8 van de Awb. Het verdient aanbeveling de inhoud
van deze artikelen bij de uitnodiging van de hoorzitting te vermelden.
Volgens de parlementaire geschiedenis zal voor het aannemen van geheimhoudingsredenen
een sterkere grond aanwezig moeten zijn dan de in de WOB opgenomen weigeringsgronden
(zie ook Rb. Den Haag, 19 februari 1996, Awb katern 1996, 43).
In de bezwaarschriftprocedure is aangaande inzage in en geheimhouding van stukken niet
de WOB, maar artikel 7:4 Awb van toepassing (Rb. Alkmaar, 20 oktober 1997, Belastingblad
1998, 7).
Het aanwezig zijn van partijen bij het horen van getuigen in een bezwaarschriftprocedure is
een beginsel van behoorlijke procesorde (JG 2000/122).
Artikel 13
Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de
voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie
heeft plaatsgevonden (ABRS 2 maart 2000, GS 2000/7119,3).
Artikel 14
Ook al is de voorzitter formeel onafhankelijk, dan staat daarmee nog niet vast dat automatisch
ook op inhoudelijk vlak van niet-vooringenomenheid sprake is (Rb. Leeuwarden 8 februari
1996, JB, 3 (1996), 100).
Artikel 15
In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het
openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien
bijzondere persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of zaken met een
vertrouwelijk karakter aan de orde komen.
De zitting dient te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die achter
gesloten deuren plaatsheeft.
Artikel 16
Het verdient de voorkeur het verslag van de zitting voor het nemen van het bestreden besluit
aan belanghebbende toe te zenden. Hierdoor krijgen belanghebbenden de gelegenheid te
reageren indien het verslag een onjuiste weergave bevat van de hoorzitting.
Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest
bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, hoeft bij de hernieuwde
behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden (CRvB, 2 april 1996, AB
1997/23).
Artikel 17
Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment
van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het
verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de
commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald
dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die
voor de op bezwaar of beroep te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn,
wordt dit aan belanghebbenden meegedeeld en worden zij opnieuw in de gelegenheid gesteld
te worden gehoord. Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er
voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te
reageren. Na de hoorzitting gehouden telefoongesprekken kunnen gezien worden als nader
onderzoek (Nationale ombudsman 9 juli 2001, AB 2001/263). Een zorgvuldige procedure
houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden
zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun
standpunt dienaangaande kenbaar te maken (Rb. Rotterdam, 10 november 1999, JB,
1999/311).
Artikel 18
Hoe het advies tot stand komt is niet voorgeschreven. Schriftelijke consultatie is mogelijk
(CRvB 21 oktober 1999, AB2000/42 en Rb. Haarlem 5 januari 2001, ongepubliceerd, zaaknummer
Awb 00/8620 en 00/8621).
Uit het derde lid van artikel 7:13 Awb volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen
aan de voorzitter en één lid.
Een adviescommissie mag alleen adviseren: ze kan geen (gedelegeerde) beslisbevoegdheid
krijgen (Raad van State, Afdeling bestuursrechtspraak 06-01-1997).
Artikel 19
Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de
hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De
beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 Awb 10 weken, behoudens het geval van opschorting
met gebruikmaking van de mogelijkheid tot verdaging. De onderhavige bepaling
verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij voorziet dat de termijn als hiervoor
bedoeld niet wordt gehaald, hij tijdig het bestuurorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaarschrift
te verdagen.
Het besluit tot verdaging is een beschikking. Ingevolge artikel 7:14 Awb zijn artikel 3:41 tot
en met 3:45 Awb, die de wijze van bekendmaking en mededeling van besluiten regelen, in
dit geval niet van toepassing. Artikel 3:40 Awb is wel van toepassing. Dit artikel bepaalt dat
een besluit niet in werking treedt voordat het bekendgemaakt is. Het ligt voor de hand in ver-
band hiermee ook belanghebbenden een afschrift van het verdagingsbesluit toe te zenden.
Artikel 20
In eerste instantie is het de bedoeling dat betrokken klager en beklaagde in goed overleg op
informele wijze tot een vergelijk proberen te komen. Uiteraard daarbij in acht nemend de bepalingen
van afdeling 9.1 en 9.2 Awb. Pas indien dit niet binnen drie weken naar tevredenheid
van de klager slaagt komt de commissie in beeld en is afdeling 9.3 Awb van toepassing.
De commissie heeft tot taak de klacht over een provinciaal ambtenaar of bestuurder te onderzoeken
(waarvan ook onderdeel uitmaakt het horen van de klager en van degene over
wiens gedraging wordt geklaagd) en te rapporteren aan het bestuursorgaan aan wie de gedraging
kan worden toegerekend. De kring van personen die zich tot de commissie kunnen
wenden is zeer ruim. Ook provinciale ambtenaren of bestuurders kunnen in beginsel een
klacht bij de commissie deponeren.
Het rapport van de commissie bevat een advies met bevindingen, het verslag van het horen
en eventuele aanbevelingen. Afwijken van het advies door het betreffende bestuursorgaan is
mogelijk, maar moet in dat geval wel voldoende gemotiveerd zijn. Het bestuursorgaan aan
wie de klacht gericht is, beslist uiteindelijk op grond van de Algemene wet bestuursrecht op
de klacht. Klachten over gedragingen van ambtenaren en gedeputeerden moeten worden
toegerekend aan gedeputeerde staten en klachten over statenleden aan provinciale staten.
Dat geldt echter niet voor de provinciale heffingsambtenaar en invorderingsambtenaar, omdat
die ambtenaren op grond van de Provinciewet zelf een bestuursorgaan zijn voor die taak.
Klachten over hen worden aan hun toegerekend: zij beslissen daarover ook. Op grond van
de Algemene wet bestuursrecht zal de commissie steeds horen en advies uitbrengen, ongeacht
aan welk bestuursorgaan de klacht moet worden toegerekend.
Deze klachtprocedure heeft een intern karakter. De commissie adviseert aan het bestuursorgaan
dat vervolgens zelf aan de klager bericht tot welke conclusies het is gekomen naar
aanleiding van de klacht.
De commissie kan op grond van artikel 9:15 van de Algemene wet bestuursrecht het horen
opdragen aan de voorzitter of een lid van de commissie. De klacht behoort binnen 10 weken
behandeld te zijn.
Na deze klachtprocedure kan klager desgewenst naar de Nationale Ombudsman om hem
zijn klacht voor te leggen.